Política de Tratamiento de Datos Personales

INTRODUCCIÓN

En virtud del desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y en cumplimiento de los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, el CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS, se acoge a los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad vigente, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales.

En razón a lo anterior, esta política tiene como fin establecer los parámetros que se encuentren en línea con la normatividad vigente, para proteger los derechos de los usuarios y de toda persona que autoriza el manejo y uso de información personal.

DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

A través de esta política, el CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expedidos de cara a dar un tratamiento adecuado la información que administra.

La presente política establece términos, condiciones y finalidades bajo las cuales el CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS, como responsable y garante de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento hayan suministrado datos personales (en adelante -Titular del dato). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual, para la vinculación a cualquier trámite ante el CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS, el titular del dato registrado, entrega su información de manera libre y voluntaria, reconociendo que ha leído y aceptado expresamente los presentes términos y condiciones.

El CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL se encarga directamente del tratamiento de los datos personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, y exige al encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN

La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite al CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar, y transmitir la información para:

• Ejecutar la relación contractual y/o comercial existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de sus obligaciones.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
• Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos del CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL -- CNTS.
• El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestros ordenamientos jurídicos.
• El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónicos redes sociales y teléfono).
• Solicitar y recibir de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, laboral y de seguridad que reposa en sus bases de datos.

NATURALEZA Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

1. No se entenderán como datos personales los datos públicos y los contenidos en los registros públicos como el registro profesional o los antecedentes disciplinarios, tal información y datos hacen parte del ejercicio público y función principal del Consejo Nacional de Trabajo Social.
2. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles como toda información que puede llegar a afectar la intimidad de las personas. Las personas titulares de la información tienen derecho a optar por no suministrar, o restringir cualquier información sensible solicitada por el Consejo Nacional de Trabajo Social. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
   1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
   2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
   3. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
   4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS garantiza a los titulares de datos personales el pleno ejercicio de los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política, mediante los procedimientos definidos en esta política.

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al CNTS. Este derecho puede ejercerse cuando la información sea parcial, inexacta, incompleta, fraccionada, induzca a error, o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al CNTS para el tratamiento de sus datos, excepto en los casos en que la Ley no exija dicha autorización, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales, previa solicitud dirigida al CNTS.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La procedencia de esta solicitud se sujetará a lo establecido en la ley.
• Ejercer las acciones legales correspondientes ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER ESTOS DERECHOS

Podrán ejercer estos derechos:

• El titular directamente
• Sus herederos o causahabientes, previa acreditación
• El representante legal o apoderado del titular, mediante acreditación correspondiente
• Los representantes legales de menores de edad

DERECHOS ESPECIALES DE MENORES DE EDAD

En el tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes, se garantizará con especial énfasis el respeto a sus derechos prevalentes. Queda prohibido el tratamiento de sus datos personales, excepto cuando se trate de información de naturaleza pública o exista autorización expresa de sus representantes legales.

CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

El Consejo Nacional de Trabajo Social clasifica sus bases de datos de la siguiente manera:

1. Bases de datos de usuarios

El titular de los datos personales autoriza de manera previa, expresa, libre y voluntaria al Consejo Nacional de Trabajo Social para recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar, transferir y transmitir sus datos personales, incluidos aquellos de carácter sensible, con las finalidades establecidas en la presente política. Asimismo, el titular podrá ejercer sus derechos de acceso, corrección, supresión, revocatoria de la autorización y consulta de sus datos personales mediante los canales dispuestos por el Consejo, incluyendo la posibilidad de solicitar en cualquier momento la exclusión de comunicaciones de interés general o promocionales (opt-out), escribiendo al correo electrónico: correogeneral@cnts.gov.co.

2. Bases de datos recursos humanos

El tratamiento de datos personales de los funcionarios y exfuncionarios del Consejo Nacional de Trabajo Social estará enmarcado en la relación laboral, cuyo objetivo será garantizar sus derechos de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012.

3. Bases de datos de proveedores

El Consejo Nacional de Trabajo Social podrá recaudar una base de datos de los proveedores con el propósito de contar con posibles oferentes en los procesos de contratación para la adquisición de bienes y/o servicios, para lo cual deberá respetar igualmente los derechos de habeas data y dar un tratamiento del uso de datos personales al proveedor. Tal base de datos permitirá mantener un registro contable de las operaciones financieras y contables realizadas.

4. Base de datos miembros del Consejo directivo

Es la base que contiene los datos e información de los consejeros, así como la de los funcionarios que participan en como asesores de los consejeros a quienes se les dará un uso respetuoso de sus derechos a la intimidad, buen nombre, habeas data y demás derechos y garantías.

DEBERES DEL CNTS

Todas las personas obligadas a cumplir con esta política deben tener presente que el Consejo Nacional de Trabajo Social (CNTS) está legalmente comprometido a acatar los deberes y obligaciones establecidos por la ley. En consecuencia, se deben observar y cumplir las siguientes disposiciones:

1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que la asisten por virtud de la autorización otorgada.
3. Garantizar al titular sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
6. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política sean cumplidos.
7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida consulta o acceso no autorizado o fraudulenta.
8. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto a los datos de titular.
9. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
10. Cumplir los requisitos e instrucciones que impartan las autoridades al respecto.
11. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular, y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio u otra entidad autorizada por la ley para tal fin.
12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que se encuentren autorizadas para ellos.

SEGURIDAD DE INFORMACIÓN

El CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS, se compromete a efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y accesos a los sistemas de información almacenamientos y procesamientos incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de los bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de información establecidos en la Ley.

ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en nuestros correos, entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos pertinentes.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

El CONSEJO NACIONAL DE TRABAJO SOCIAL - CNTS, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservan las versiones anteriores de la presente política de tratamiento de datos personales.

La no vinculación de los titulares de datos personales, en su relación con la persona después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de esta.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, el Consejo solicitará previamente la autorización expresa a los titulares de datos personales, para el uso y tratamiento de datos personales, la cual podrá ser entregada digitalmente, por correo electrónico o por cualquier medio que permita ser eficazmente tenido como prueba.

Autorizaciones y consentimiento del titular

Se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del Titular.

Tipos de autorizaciones de tratamiento de datos personales

Autorización para tratar datos personales de nuevos titulares: Se entenderá como nuevos titulares las personas naturales o jurídicas, cuyos datos personales se han recolectado con posterioridad a la fecha de emisión de la Política de Protección de Datos Personales.

Autorización para continuar el tratamiento de datos personales de antiguos titulares

Se entenderá como antiguos titulares las personas naturales o jurídicas, cuyos datos personales se han recolectado con anterioridad a la emisión de la presente Política de tratamiento y protección de Datos Personales, salvo los casos en que no es necesaria la autorización del titular de los datos personales, como:

• Cuando la información sea requerida por una entidad judicial, pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Los datos sean de naturaleza pública.
• Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
• El tratamiento de la información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Medios para otorgar la autorización

La autorización se puede otorgar y puede constar en un documento físico, digital o electrónico, mensaje de datos, enviado por internet, por un sitio web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita entender el consentimiento, de manera clara e inequívoca; la mencionada autorización será generada, de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS

El área encargada de la atención de peticiones, consultas, reclamos y denuncias acatará la presente política de tratamiento de datos personales.

Derecho de acceso a los datos

Se garantizará a los titulares el derecho de acceso a los datos personales, para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales de fácil acceso y uso, con disponibilidad permanente, los cuales serán informados en debida forma.

Consultas

Las peticiones, quejas, reclamos y denuncias serán atendidas conforme los parámetros legales y dentro de los términos señalados en la ley, contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Reclamos

Las personas que sean titulares, causahabientes o representantes, y consideren que la información contenida en una base de datos de la Entidad debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo a través de cualquiera de los canales de comunicación establecidos por el Consejo Nacional de Trabajo Social, quien deberá hacer la actualización y rectificación de datos, a solicitud del Titular, de toda información que resulte ser incompleta o inexacta.

Supresión de datos

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar al Consejo Nacional de Trabajo Social, la supresión de sus datos personales mediante la presentación de una solicitud clara al respecto. No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, o cuando la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones de la entidad u obligaciones fiscales.

NORMATIVIDAD APLICABLE

La presente Política se rige conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación colombiana aplicable (Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012, y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen o modifiquen), y cualquier controversia relacionada con o derivada de la misma, se someterá al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.

VIGENCIA Y ACEPTACIÓN

La aceptación y entendimiento de la política del tratamiento de datos personales, se considera implícita al hacer uso de nuestros servicios y plataforma, y es susceptible de ser actualizada y modificada según la normatividad vigente.

Esta política entra en vigor desde el momento de su publicación.